O que atrapalha a nossa produtividade? O que nos impede de terminar o trabalho que está previsto para hoje? Talvez a questão aqui não seja o gerenciamento do tempo, mas como administrar as distrações. 

Comece observando o seu ambiente de trabalho e tudo o que está em volta. Talvez a sua mesa esteja uma bagunça e o seu celular não para de mostrar notificações de mensagens. Talvez você tenha mais abas abertas no seu navegador do que deveria.

Nós sabemos exatamente o que fazer para focar: eliminar as distrações. Arrumar a bagunça para reduzir a ansiedade. Deixar o celular fora do alcance de visão e no computador manter abertas apenas as janelas necessárias para cada atividade. Esse é o primeiro passo para começar a aproveitar melhor o seu tempo de trabalho. 

Ainda assim não ficamos totalmente livres das distrações e é bem possível que isso não aconteça. Afinal, somos humanos. Mas será que conseguimos programar melhor o nosso tempo?

‍

Você já ouviu falar em timeboxing?

Essa é uma técnica de gerenciamento do tempo que está em alta, principalmente, porque vem sendo associada a pessoas como Bill Gates e Elon Musk. Se eles realmente usam ou não, o fato é que é uma forma interessante de organizar o dia. 

Funciona assim: o dia é planejado colocando as suas tarefas em blocos de tempo. Você vai ter que saber mais ou menos quantos minutos ou horas leva para terminar cada atividade. Você pode ir fazendo melhorias nas estimativas cronometrando. 

‍

Por exemplo: 

30 minutos para conversar com a equipe

40 minutos para analisar os números do dia anterior

1 hora para montar um relatório de desempenho

A ideia do timeboxing é que se o tempo acabar, você simplesmente passa para outra atividade ou faz um esforço para terminar rapidamente. Só não pode se estender muito mais naquela tarefa. 

Percebeu qual é a grande jogada dessa estratégia de gerenciamento de tempo? Além de colocar um prazo para incentivar, você não se prende às atividades e pode sempre seguir adiante. A ideia é fazer o dia render mais e não se apegar às distrações. 

Além disso, muitas das atividades podem ser reduzidas a blocos de tempo menores com a ajuda de aplicativos. No fim do dia você pode olhar para essas tarefas e analisar qual delas poderia levar ainda menos tempo se fossem automatizadas. E aí dá para tirar o melhor proveito da integração do humano com o tecnológico. 

‍