Empreender tem toda aquela parte agradável de ter ideias, visualizar a independência e o sucesso lá na frente. Mas, como nem tudo são flores no caminho, eis que chega a hora de cuidar da parte burocrática e providenciar a documentação.

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Essa é uma questão essencial para a abertura e que vai fazer parte da dinâmica do seu negócio. Para oficializar a sua participação no mercado e começar a sua operação, você vai precisar cumprir as exigências e as regras da administração pública. 

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É assim que você vai entrar no circuito empresarial. Essa é uma forma de ver com outros olhos a burocracia que envolve a abertura do CNPJ e os outros papéis que são indispensáveis para a gestão da empresa. Para ter uma boa administração e estar sempre dentro da lei, é preciso encarar que tudo deve ser registrado e que documentos fazem parte do dia a dia.

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Você vai precisar lidar com documentos que contém registros obrigatórios para os órgãos públicos. Podem ser documentos contábeis que vão permitir estar em dia com as demandas fiscais, documentos para manter o cadastro dos funcionários atualizado para o Ministério do Trabalho, licenças de funcionamento, como o Alvará emitido pela prefeitura, autorização da Vigilância Sanitária, contratos, notas fiscais, entre muitos outros. 

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É importante que todos os documentos estejam organizados e ao alcance para quando precisarem ser consultados. Existem inúmeros motivos para revisitar esses registros, seja para atividades de rotina, para uma fiscalização, para uma auditoria interna, para manter um histórico das atividades da empresa ou até mesmo para disputas judiciais. 

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É comum que as empresas tenham um espaço de arquivo para toda a sua documentação. Em grandes empresas é costume seguir uma metodologia, comandada por profissionais especializados, que precisam classificar e manter tudo em ordem. 

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Os custos de logística com o arquivamento e manuseio de documentos vem diminuindo bastante, na verdade, toda a atividade vem passando pela transformação digital, reduzindo o consumo de papel, ocupação de espaço físico e o transporte.

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A tecnologia veio para simplificar. Hoje é possível digitalizar a documentação e armazenar na nuvem, assinar contratos com validade jurídica eletronicamente, fazer a gestão de pessoas inteiramente no ambiente digital, desde a admissão de funcionários através de ferramentas inovadoras.

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Empresas que apostam na transformação digital conseguem mais fôlego para focar no crescimento, além de poder trabalhar com a inteligência de dados para a tomada de decisões mais seguras.

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