Vamos falar daquela situação chata, mas que é bem comum: a necessidade de cobrar um cliente inadimplente. 

As dívidas são corriqueiras, podem acontecer por inúmeros motivos. Desde um simples esquecimento, até a falta de condições de pagamento mesmo. 

Seja qual for o caso do seu cliente, saiba que ambos estão protegidos por lei e é preciso manter um bom relacionamento. 

Mas, como cobrar o cliente sem deixar o clima constrangedor?

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Encare como algo normal

Como já falamos, pode acontecer com qualquer um e por diversos motivos. A única coisa que precisa ser feita é lembrar o cliente que ele tem um pagamento a fazer. 

Para isso, a mensagem pode ser compreensiva, simpática e prática. Aquele mesmo tom que usamos para conquistar um cliente, podemos usar para cobrá-lo, até mais amigável.

Além disso, deixe abertura para o diálogo, tente oferecer facilidades para que o cliente consiga quitar a dívida. 

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Padronize a mensagem de cobrança

Na maioria das vezes queremos criar uma comunicação personalizada, individual, para fazer com que o cliente se sinta especial.

Mas, nesse caso específico, uma mensagem padronizada pode até cair melhor por duas razões:

Uma, que você garante o mesmo tom independente de quem for realizar a cobrança. Vai que você tem uma equipe de vendedores grande. 

Cada pessoa tem um jeito de falar e padronizar pode garantir que a mensagem chegue da melhor forma para o cliente.

A outra razão é que o cliente pode sentir que não está sendo cobrado diretamente, mas que é uma mensagem normal, que todo mundo recebe quando passa do dia do pagamento. 

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Por onde cobrar?

Use os canais de comunicação que o cliente compartilhou com você, como telefone ou e-mail. Você pode mandar uma mensagem por WhatsApp ou SMS, por exemplo.

São esses os canais por onde ele espera receber um contato seu e não sentirá que sua privacidade foi invadida, ainda mais em um caso delicado como uma cobrança.

Evite que as dívidas aconteçam

Ao invés de ficar atrás do cliente para receber, o que pode ser chato para ambos os lados, o melhor seria evitar que casos de inadimplência aconteçam oferecendo formas de pagamento seguras. 

Você pode oferecer diversos meios de pagamento através de um banco, como cartões, transferências, Pix, boletos. 

Se você presta um serviço em que você precisa comprar o material primeiro e depois entregar, como é o caso de muitas empresas que trabalham com eventos, pode cobrar uma taxa adiantada para não ter grandes prejuízos. 

Para se proteger legalmente, é importante ter sempre um contrato. Você pode pedir ajuda jurídica para isso.

Outro ponto, caso a dívida já exista e o processo de cobrança da sua empresa não resolva, existem mecanismos legais para cobrar o cliente. Mesmo que demore, é importante que o seu negócio siga as orientações jurídicas.

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O que diz a lei?

 
O Código de Defesa do Consumidor, por exemplo, protege as pessoas de cobranças abusivas e até estabelece o que pode e o que não pode ser feito.

Por exemplo, o código diz no seu artigo 42 que "na cobrança de débitos, o consumidor inadimplente não será exposto a ridículo, nem será submetido a qualquer tipo de constrangimento ou ameaça”. 

Tenha ajuda jurídica especializada para orientar a sua empresa e até traçar um plano de cobranças, ajudando a revisar as comunicações, seus contratos e as práticas, por exemplo. 

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Cuidado para que dívidas não acumulem

Essa é outra questão, se você costuma cobrar depois do serviço realizado ou produto vendido, ou ainda, aceita meios de pagamentos que não passam por instituições bancárias, é preciso ter controle financeiro.

Você pode estar deixando de receber quando deveria e isso pode atrapalhar o seu negócio. Você pode usar um software de gestão para controlar tudo o que deve pagar a fornecedores e receber de clientes.